A cégkivonat az egyik legnépszerűbb céges dokumentum, ugyanis a legtöbb céges ügyintézés, tárgyalás, szerződéskötés esetén be kell mutatni vagy mellékelni kell egy friss dokumentumot. A friss azt jelenti, hogy a cégkivonat 30 napnál nem lehet régebbi, ugyanis az érvényességi ideje ez a 30 nap.
A 30 nap kevésnek tűnhet egy ügyintézés során, gyakran előfordul, hogy a dokumentumok beszerzését cégkivonattal kezdjük, és mire felhasználnánk, addigra lejár. Ez frusztráló lehet, de a viszonylag rövid érvényességi idő a dokumentum biztonságát, hitelességét növeli, olyannyira, hogy egyre több helyen már azt írják elő, hogy a cégkivonat nem lehet 15 napnál régebbi.
A cégkivonat az adott vállalkozásról azokat az adatokat tárolja, melyek jelenleg megtalálhatók a cégjegyzékben, tehát a hatályos adatokat. Mivel a cégkivonatnak éppen az aktuális adatok bizonyítása a feladata, ezért minél rövidebb az érvényességi ideje, annál valószínűbb, hogy ténylegesen a felhasználás idejében fennálló adatok vannak benne. Az aktuális adatok, információk között megtalálhatók pl. a cég neve, székhelye, telephelyei, adószáma, cégjegyzékszáma stb. Ezek olyan információk, melyek szinte soha, de legalábbis nagyon ritkán változnak. Vannak azonban olyan adatok, melyek bármikor megváltozhatnak, és súlyos következményeik lehetnek.
A cégkivonat tartalmazza, ha egy cég ellen csődeljárás vagy felszámolás folyik, adótartozása, adóhiánya van, végrehajtás alatt áll, büntetőjogi intézkedés alatt áll stb. Mondani sem kell, ezek olyan információk, melyek jelentősen megváltoztatják egy cég megítélését. Minél frissebb a cégkivonat, annál nagyobb a valószínűsége, hogy ezek tényleg nem állnak fenn az adott vállalkozásnál.