Amíg korábban a cégkivonat papír alapú dokumentumot jelentett, addig manapság már legtöbb esetben elektronikus formába használjuk, ugyanis ha nincs szükség közhiteles cégkivonatra, akkor az elektronikus forma rengeteg előnyt jelent.
Az elektronikus formájú cégkivonatok egyik legnagyobb előnye, hogy igénylésük nagyon egyszerű és gyors. Néhány kattintással be meg tudjuk vásárolni a cégkivonatot, nem kell érte utazni, sorban állni.
Nem csak az igénylés megy gyorsan, hanem az elektronikus formátum miatt nagyon gyorsan hozzá is juthatunk a dokumentumhoz, így akkor tudjuk beszerezni azt, amikor éppen szükségünk van rá, nem kell napokat várni, amíg a futár kihozza a cégkivonatot. Az elektronikus formájú cégkivonat lehet pdf vagy es3 formátumú is, mindkettő e-mailben érkezik meg, a fizetést követően azonnal.
A gyorsaságnak és a formátumnak köszönhetően jelentősen lerövidülnek a céges ügyintézések, ugyanis a megkapott cégkivonatot ugyanolyan egyszerűen tovább is lehet küldeni. Sőt, van még egy ennél is előnyösebb megoldás, ha közvetlenül a felhasználás helyére küldetjük a cégkivonat kibocsátóval a dokumentumokat, így még több időt tudunk megspórolni.
Mivel a céges ügyintézések egyre nagyobb része történik online, ezért az elektronikus formátum gyakran nem csak előnyös, hanem kötelező. Különösen akkor, ha e-hiteles, es3-as cégkivonatot írnak elő. Ilyenkor nincs is más lehetőségünk, mint az elektronikus formátum, ugyanis ez a típusú cégkivonat kinyomtatva elveszíti hitelesítését.